Experiencias para la dirección de un organismo operador de agua y saneamiento 2

por Emiliano Rodríguez Briceño
1 comentario

2a. Parte

Terminamos la edición anterior, hablando de la planeación y de los proyectos priorizados por las áreas. El consejo de planeación formado por todos los gerentes y directores, en general, por todo el personal directivo, actúa tomando en cuenta las líneas estratégicas actualizadas y las condiciones previstas para dar fin al año y las perspectivas del año siguiente, a fin de proceder a priorizar los proyectos de todo el organismo en conjunto, dando a los proyectos operativos, la más alta calificación y está  listo para entrar al proceso de presupuestación.

Para dar este paso, es necesario haber hecho las previsiones de la actualización tarifaria factible y defendible ante el Consejo del Organismo y ante el Cabildo municipal. En el caso de manejarse una indexación establecida, como era el caso de León, resulta más fácil hacer las proyecciones. Con el previsto incremento de tomas a lo largo del año, con la estadística de consumos, con el índice de eficiencia de cobranza y con los planes de crecimiento y proyectos de eficiencia, debe obtenerse el rendimiento tarifario factible, así como la sumatoria de ingresos externos adicionales factibles y con un alto grado de confiabilidad, se determinan los ingresos totales confiablemente previstos y los conceptos en que deben aplicarse, es decir, operación, administración y mantenimiento, por un lado, construcción y ampliaciones por otro, y proyectos en coordinación con recursos externos, tomando en cuenta la contraparte del organismo.

De acuerdo con la priorización, se seleccionan los proyectos por conceptos de ingresos y se programan los factibles en el tiempo, tomando en cuenta el flujo de efectivo previsible, ya que de no tomar en cuenta el flujo, podríamos enfrentar problemas de efectivo, que aunque no impactaran el presupuesto, generarían problemas de falta de capital de trabajo en momentos críticos de la inversión. Esto, que en una empresa no representaría más que la necesidad de acudir a créditos de corto plazo, en un organismo municipal se convierte en un calvario por las limitaciones normativas, ya que los conceptos de capital de trabajo, créditos de corto plazo y problemas de flujo sin afectación presupuestal, no forman parte del léxico oficial y se prestan a muy malos entendidos. Y no importa la autosuficiencia económica y financiera del organismo operador; su personalidad jurídica y patrimonio, no son en verdad efectivos ante la dependencia orgánica del sector público.

Realizar lo anterior, requiere de contar con una contabilidad ajustada a las condiciones del organismo operador. En mis inicios como director de un organismo operador, consideraba la contabilidad, más como un estorbo, que como una actividad vital para la organización y para el alcance de la sustentabilidad. Porque la realidad, es que la contabilidad tradicional, es una historia de lo pasado y un medio de comprobar que no se están haciendo malos manejos de los recursos. Bajo esta perspectiva, como director, la contabilidad no permite tomar decisiones. La contabilidad tiene que incluir una contabilidad de costos y un proceso de actualización permanente, manejar un flujo de efectivo real y proyectado, así como un proceso de control presupuestal al día, por área organizacional y por concepto de gasto e inversión, con información inmediata del sistema comercial y la tesorería. Sin esta visión integral de la contabilidad y sus estados especiales a tiempo, su utilidad se reduce y hace muy difícil la toma de decisiones. La contabilidad gubernamental, impuesta por ley, hace muy problemático su uso en el caso de los organismos operadores, si no se ajusta con la creación suficiente de las subcuentas indispensables y se complementa con auxiliares de contabilidad, se corre el riesgo de caer en lo que he oido de algunos organismos, que han utilizado el recurso de llevar una doble contabilidad, con todos los riesgos que ello conlleva.

Otro aspecto relevante es el de los indicadores del organismo operador. Cuando se lleva adecuadamente la información de un organismo operador, existe la posibilidad de convertir esta información en estadística y obtener una cantidad importante de indicadores de todo tipo, de los cuales se ha dado mucha importancia a los indicadores de eficiencia de prácticamente todas las actividades de la operación y administración de un organismo operador. Se ha dado el interés de muchas organizaciones ligadas al subsector por llevar una estadística de estos indicadores, cuya fuente necesariamente son los organismos operadores. Sin embargo, a nivel nacional todavía no existe una base de datos confiable de estadísticas e indicadores de los organismos operadores del país que pudiera servir de instrumento sólido sobre el cual diseñar una política nacional de agua potable y saneamiento. ¿Cuáles son las causas de esta carencia? Sin pretender agotar el tema, podemos enumerar e identificar las siguientes:

  • No hay ninguna disposición legal de carácter general que obligue a los organismos a entregar su información a alguna institución encargada de ella. La regulación sería un factor de generación.
  • Todas las instituciones que solicitan información a los organismos operadores, constituyen grupos de interés para el organismo operador, que entregan información filtrada a través del interés para el organismo operador, de la institución solicitante, resultando en información maquillada para cada institución. Para obtener, desde premios, hasta recursos financieros.
  • La gran mayoría de los organismos operadores carecen de sistemas de información que permitan obtener la información solicitada, por lo que reunirla es un trabajo adicional para el organismo operador, realizado en forma puntual, lo que origina que entre una y otra emisión, existan fuertes incongruencias.
  • La información solicitada, evidentemente, no es utilizada por los organismos operadores, como elemento de control para la planeación u operación de cada uno de los organismos.
  • Los indicadores definidos por los instituciones que los solicitan, no son los mismos, ni elaborados bajo criterios uniformes. Y son muchos, muchos, muchísimos.

Pero, para el director de un organismo operador, los datos y los indicadores son fundamentales. Lo que no se mide o se cuenta, no se puede controlar y mucho menos, mejorar. Pero los datos e indicadores que debe manejar un director, son los que se producen en la administración y operación, y con los que se trabaja efectivamente, no los que se le ocurren a ADERASA, el IMTA, CONAGUA y otros. Si no se tienen datos reales en cada momento, no se pueden tomar decisiones, ni mejorar las eficiencias. Varias veces me han preguntado, cuáles son los indicadores indispensables para un director.

Depende del organismo operador, depende en que estoy trabajando en ese momento, depende de mis objetivos organizacionales y personales. Creo que el objetivo fundamental de un organismo operador, debe ser entregar los servicios a la población, 24 horas al día, siete días a la semana, con la calidad de norma y en forma sostenible.

En función de este objetivo, el inicio de cada día exige saber:

  • ¿Se interrumpió el servicio en algún lugar?
    • ¿cuánto tiempo?
    • ¿cuántas tomas afectadas?
    • ¿ya está restablecido?
    • ¿ por qué pasó?
    • ¿ya eliminamos la causa para que no vuelva a pasar?
  • ¿Existen muestras de agua que no pasen la norma?
    • ¿cuánto tiempo?
    • ¿cuántas tomas afectadas?
    • ¿ya está restablecida la desinfección?
    • ¿ por qué pasó?
    • ¿ya eliminamos la causa para que no vuelva a pasar?
  • Datos del call center
    • Reparaciones atendidas
    • Promedio de tiempo
  • Recaudación consolidada
    • ¿dentro de parámetros previstos estacionalmente?
    • Si hay desviaciones ¿Qué estamos haciendo?
  • Facturación emitida
    • ¿se repartió toda la facturación de ayer?
    • ¿ que estamos haciendo si hubo alguna falla?

Esto es indispensable cada día.

Todas las demás actividades se siguen con su respectiva prioridad según el día y lo programado, pero como director, esta debe ser la hoja de ruta cada día para asegurar el objetivo fundamental. Las desviaciones a esta hoja tienen que atenderse de inmediato y seguir las causas para evitar su repetición. La información acumulada genera indicadores por supuesto, pero se pueden tener los indicadores dentro de parámetros que anualmente o mensualmente sean aceptables. Su importancia no está en el indicador como tal, sino en su atención diaria y oportuna, para cumplir con los objetivos de servicio y sostenibilidad.

Hasta aquí en esta emisión y dejo los últimos dos puntos:

  • Aspectos que me parecen importantes e interesantes, son hacer consideraciones sobre la logística de vehículos y talleres de todo tipo y la relación con personal foráneo y talleres propios.
  • Otro aspecto que me parece importante de comentar es el de la relación con los concesionarios o trabajos de outsorcing que se llevan a cabo mediante contratación con especialistas de diferentes áreas.

Para abordarlos en la siguiente emisión.

Te puede interesar

1 comentario

José Antonio Gutierréz Zenteno 23 marzo, 2020 - 9:01 pm

Muy interesante este articulo ojala muchos directores de organismos operadores tomaran consciencia de cual es el papel que deben tomar al aceptar una dirección de un organismo operador, la mayoría de estos son puestos políticos y los que dijeren el organismo operador son personas que no tienen la experiencia de trabajar en agua y desconocen cual es el rol que deben seguir para dar un buen servicio a la población . la gran mayoría no sabe que su materia prima el agua es el factor mas importante que tiene un organismo operador y sus fuentes de abastecimiento les preocupa hasta que falla el pozo, no tienen servicio preventivo y en algunos casos es lo ultimo que les preocupa porque creen que el agua nunca se va a terminar y siguen las peticiones que les quede cómodos según el compromiso que tengan políticamente o que tanto le puede vestir a su imagen según sus necesidades, no hay profesionalismo y cultura del agua en muchos casos.

Responder

Deja un comentario