Experiencias para la dirección de un organismo operador de agua y saneamiento

por Emiliano Rodríguez Briceño
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En este artículo quiero comentar para todos los directores de organismos operadores y para quienes pudieran pudieran llegar a serlo, mis experiencias al frente de organismos de agua potable y saneamiento, sobre algunos temas que considero claves para el buen funcionamiento y la administración de los organismos. No pretendo hacer un tratado de administración ni mucho menos, sino exponer en forma fácil, práctica y pragmática, lo que se fue haciendo, no en forma personal, sino con los equipos de trabajo a lo largo del tiempo y que nos dieron buenos resultados para mantener los organismos trabajando en forma eficiente y prestando cada vez un mejor servicio.

Un organismo es un ente vivo y como tal, cambiante y requiere de atención constante y de creatividad para solucionar las múltiples situaciones que se presentan. Esta permanente mutación es producto del medio en el, y para el, que se trabaja. Factores sociales, económicos, políticos y del medio ambiente, presionan o empujan las situaciones de trabajo mucho más de lo que sucedería con una empresa particular, cuyos procesos pueden ser mucho más estables y de largo plazo. Muchas cosas las plantearé como las hicimos, pero otras como las estábamos tratando de hacer y cuyos procesos se abordaron en forma incompleta. Tampoco se trata de una historia, por lo que, quienes formaron los equipos de trabajo, podrían tener observaciones al respecto.

Los temas que considero importantes son los siguientes:

  • Planeación, o planificación más correctamente expresado, en sus dos vertientes, planeación estratégica o de largo plazo, con la acotación de que, tratándose de organismos operadores sujetos a estructura estatal o municipal, la planeación no puede ir a más de los tiempos administrativos. Y planificación anual o de corto plazo.
  • Presupuesto, considerando la forma en que lo elaborábamos en forma pragmática y separando claramente los renglones de servicios, derechos de conexión o de infraestructura, inversión formada por los conceptos de inversión propia y la que obteníamos de fondos federales, estatales y municipales.
  • Contabilidad, aspecto que considero fundamental para el control de la organización, que tiene aspectos especiales que deben incidir en la forma de llevarla, para poder ser utilizada en forma eficiente por el director del organismo.
  • Indicadores de eficiencia y trabajo, producto de la información y los más importantes para el director y el funcionamiento del organismo
  • Aspectos que me parecen importantes e interesantes, son hacer consideraciones sobre la logística de vehículos y talleres de todo tipo y la relación con personal foráneo y talleres propios.
  • Otro aspecto que me parece importante de comentar es el de la relación con los concesionarios o trabajos de outsorcing que se llevan a cabo mediante contratación con especialistas de diferentes áreas.

El planteamiento es amplio y difícil de abordar en una sola edición, por lo que, tomando en cuenta el posible tiempo de los lectores (espero que los haya), en cada publicación no me extenderé más allá de tres cuartillas, lo que permitiría a los posibles lectores, hacer comentarios o preguntas, que podrían redimensionar el trabajo o darle características propias. Les ofrezco, las experiencias y consideraciones en forma flexible.

Quiero dar reconocimiento en lo que expondré, a los miembros de los equipos de trabajo que contribuyeron en forma clara, a dar forma a las experiencias, tomando en cuenta que el mérito de los resultados, de los que como Director, tuve el reconocimiento, fueron siempre resultados de uno o varios equipos de trabajo, que aportaron trabajo, esfuerzo y creatividad. No los menciono, ante el riesgo de no citar a alguien, pero mi agradecimiento a todos ellos.

Planificación.-

Para comenzar con este tema, me parece fundamental mencionar, que en ningún organismo en los que he trabajado o asesorado de cerca, se ha tenido un área específica, encargada de la planeación. Supongo que en un organismo muy, pero muy grande, se podría tener un área de planeación. Pero supongo que aún en ese caso, el área sería encargada de coordinación o resguardo, más que de realizar la planificación como tal.

Estoy convencido de la planificación corresponde a todos los integrantes del área directiva y que debe hacerse por todos los gerentes y directores, constituidos en un consejo de planeación, no solo porque son los directamente encargados de la áreas ejecutivas, sino por tener todo el conocimiento y la información clave del organismo, así como la responsabilidad de hacer efectivas todas las acciones para cumplir con lo planeado. El área de planeación, si existe, deberá ciumplir con las tareas secretariales y de seguimiento de los acuerdos levantados del consejo de planificación. Por otra parte, al personal directivo, el participar activamente, se compromete en mayor grado con las metas de lo planeado.

Planeación estratégica.-  En un organismo operador municipal, dado el período administrativo de tres años, parecería absurdo hablar de planeación estratégica, ya que ésta se refiere a períodos de 10 o más años. Sin embargo, el gran aporte que puede tener una administración, es tener una visión de largo plazo, aunque le corresponda el plantearla solamente, encargándose de cubrir tan solo su inicio. La manera de plantearla, sería definir líneas estratégicas, sin fechas definidas, pero con objetivos concretos que permitan en cierto momento traducirse cuantitativamente. Por ejemplo, “contar con fuentes de abastecimiento suficientes para el crecimiento de los siguientes 10 años”, es un objetivo que puede medirse en cada momento y no está limitado por el período administrativo, al mismo tiempo que permite definir metas para el corto plazo, derivadas del objetivo general. Otro ejemplo sería: “mantener actualizado el parque de medidores a un período de vida útil de 6 años”. Como en el caso anterior, permite definir metas de corto plazo, manteniendo el objetivo en forma permanente.

A partir de septiembre de cada año, el consejo de planeación formado por gerentes, directores, el director general, el presidente del Consejo de Administración, si existe y funciona, deben de reunirse y hacer una evaluación y adecuación de las líneas estratégicas para determinar su vigencia y si el programa anual está siguiéndose, lo mismo que la proyección de las metas que se alcanzarán a fin del año. Esta revisión permite actualizar o enriquezer las líneas estratégicas, evaluar los avances del progama anual y preparar las bases del programa del año siguiente,

Se programan las reuniones necesarias que permitan contar con un programa del siguiente año a mediados de noviembre. Para entonces ya se tendrá la forma como cerrará el año, en cuanto a cumplimiento de metas generales, crecimiento, visión del avance de la inflación y cuantificación del crecimiento esperado del siguiente año, en cuanto a tomas y descargas, adición de fraccionamientos, requerimientos de volúmenes de agua, obras necesarias, etc.

Cada una de las áreas, gerencias, direcciones, etc. habrá preparado sus proyectos de trabajo, debidamente cuantificados y presupuestados. Los programas son de tres tipos:

  • Proyectos operacionales.- Aquellos que atienden las funciones sustantivas del organismo, indispensables para cumplir con la función de brindar los servicios y obtener la recuperación económica de los mismos. Administrar el organismo y el apoyo a las funciones sustantivas. Incluyen los proyectos de rehabilitación y mantenimiento mayor para mantener la infraestructura vigente.
  • Proyectos de mejora y crecimiento.- Aquellos que proponen las gerencias para mejoras y avances técnicos y administrativos que tiendan a que el organismo y sus áreas mejoren su desempeño y su imagen ante la comunidad de usuarios y autoridades. Modernización de equipos y programas que mejoren la eficiencia en todos los renglones.
  • Proyectos de desarrollo institucional.- Aquellos que tiendan a mejorar la organización interna del organismo operador en atención al desempeño de su personal. Programas especiales de capacitación y mejora del desempeño del personal así como proyectos especiales de benchmarking.

Los proyectos estarán priorizados por las áreas que los proponen y el consejo hará una priorización para el organismo, determinando la forma en que serán seleccionados, si se cuentan con los recursos suficientes, atendiendo a su necesidad para alcanzar los objetivos de servicio, las mejoras incluidas en las líneas estratégicas y la mejora de la imagen pública y beneficios a los usuarios. Esta programación está lista para pasar a elaborar el presupuesto del año siguiente.

Lagunas de Chacahua en la costa de Oaxaca

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3 comentarios

Brianwrife 24 marzo, 2020 - 10:22 pm

Wow because this is excellent job! Congrats and keep it up.

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Brianwrife 4 abril, 2020 - 12:22 pm

Lovely Website, Carry on the fantastic job. thnx.

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José Antonio Gutierréz Zenteno 4 mayo, 2020 - 9:46 pm

Muy interesante este articulo porque en los pequeños organismos operadores siempre dirán que no tienen mucho tiempo y la verdad es que muchos no tienen experiencia en el manejo del sector AGUA y en lo ultimo que piensan es en sus fuentes de abastecimiento y debería ser la preocupación principal porque es la materia prima de un organismo operador, hemos visitado a muchos en estos últimos 35 años, un largo caminar por el bien del agua y nos cuesta mucho trabajo hacerlos entender lo importante que son las fuentes de abastecimiento actuales y futuras del organismo operador, cuando quieren reponer una fuente de abastecimiento tiene que ser muy alejada de la infraestructura porque no se tuvo la visión en donde se podrían reponer las fuentes conforme la mancha urbana los envuelve y no existe el terreno apropiado para sustituir o reponer la fuente de abastecimiento que se colapso porque el lugar donde se ubica no puede entrar una maquina para reponer el POZO, es correcto lo que dice se debe pensar a largo plazo porque nos esta alcanzando el crecimiento urbano y la cobertura de servicio cada día es mas deficiente.

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