Contabilidad de costos e inflación

por Emiliano Rodríguez Briceño
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por Salvador Medrano Argote

Existen diversas concepciones sobre ¿Qué es la Contabilidad?, algunos la consideran una ciencia social, otros la consideran una técnica o un conjunto de  técnicas, sin embargo, todas ellas coinciden en que es un instrumento a través de la cual se registran, clasifican y resumen operaciones, transacciones y eventos económico-financieros de un ente económico, cuantificables en dinero, con un orden cronológico, generando información real de carácter financiero, la cual se refleja en los estados financieros (Balance, Estado de Resultados, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Estado de Cambios en el Patrimonio,  Flujo de Efectivo), para la toma de decisiones.

Una rama de la Contabilidad General, es la Contabilidad de Costos, a través de la cual se obtiene información relacionada con los costos y gastos de producción, distribución, administración, venta, financiamiento, para uso interno de la administración, por lo que es una herramienta muy útil para evaluar la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de la organización.

El objeto principal de la Contabilidad de Costos, es determinar cuál es el costo de un artículo o de un servicio, considerando sus tres elementos: Materia Prima directa, Sueldos y Salarios y Gastos Indirectos, existen diversas clasificaciones, tales como: Por procesos, por órdenes, históricos, estimados, estándar, etc., para el caso de un Organismo Operador, nos interesa conocer los costos por metro cúbico producido, facturado, cobrado, costos por área, proceso, etc.

Algunos Organismos Operadores, llegaron a desarrollar algún tipo de control de costos, utilizando las herramientas mencionadas, sin embargo, con el establecimiento de la Contabilidad Gubernamental, que si bien, fue una excelente decisión para homologar las cuentas nacionales, fue un retroceso para quienes habían desarrollado una Contabilidad de Costos, derivada de su Contabilidad General, ya que la estructura de los clasificadores por objeto del gasto, limitan la aplicación de los componentes del costo como los tenían estructurados.

En el caso de un Organismo Operador, que es una entidad paramunicipal, es sujeto obligado por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, la cual define a la Contabilidad gubernamental como “La técnica que sustenta los sistemas de contabilidad gubernamental y que se utiliza para el registro de las transacciones que llevan a cabo los entes públicos, expresados en términos monetarios, captando los diversos eventos económicos identificables y cuantificables que afectan los bienes e inversiones, las obligaciones y pasivos, así como el propio patrimonio, con el fin de generar información financiera que facilite la toma de decisiones y un apoyo confiable en la administración de los recursos públicos.

Por otra parte, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su artículo 74 fracción VI, establece la obligación de la Cámara de Diputados, de revisar la Cuenta Pública a través de la Auditoría Superior de la Federación.

La Cuenta Pública, contiene información contable (Estados financieros, Notas e Informes), Información Presupuestaria (Ingresos, Egresos, Deuda, Servicio de Deuda, Indicadores), Información Programática (Por Categoría, Programas y Proyectos de Inversión, Indicadores de Resultados) y Anexos (Bienes muebles e inmuebles, Cuentas Bancarias, Esquemas bursátiles y de coberturas financieras.

Así las cosas, para las áreas contables, financieras y administrativas de los Organismos Operadores, la entrega de la Cuenta Pública, es una prioridad, las contralorías estatales, municipales y de los propios Organismos Operadores, se encargan de que así sea.

Y la Contabilidad de Costos ¿Dónde quedó?, en el mejor de los casos pasó a segundo término y al desaparecer la estructura de registro que existía antes de la llegada de la Contabilidad Gubernamental, solo quedaron elementos que se incorporarían a procesos manuales para su control.

Es necesario que los Organismos Operadores, inviertan en un desarrollo informático alterno y complementario a sus sistemas de contabilidad y presupuestos, para contar nuevamente con información extensa y detallada de sus costos.

Las decisiones basadas en información financiera con elementos concretos, serán por mucho, más efectivas que aquellas que se toman por intuición o por pura experiencia.

No es suficiente con tratar de controlar los gastos que nos parecen excesivos con políticas de austeridad, también es necesario conocer los incrementos en los costos de cada insumo y el impacto que éstos representan de manera ponderada, en cada proceso o en el total de los costos y gastos.

Ante este escenario, existe una herramienta que puede ayudar a controlar los costos y gastos, sobre todo en épocas inflacionarias y esta es la “Determinación de la inflación de costos y gastos”, con este proceso, podremos identificar al cierre de cada mes y/o al cierre del ejercicio, cuál ha sido el impacto del incremento porcentual en nuestros insumos del mes y acumulado del año.

Con esta herramienta, podremos conocer el porcentaje de incremento ponderado de nuestros insumos de manera individual y global, con ello, podremos realizar diversos análisis para la toma de decisiones, tales como:

  • Análisis de consumos de los productos o insumos más importantes, más utilizados o con mayor costo.
  • Eficiencia en la adquisición de insumos.
  • Realizar licitaciones para obtener mejores precios o adherirse a contratos marco.
  • Análisis de procesos, para buscar mejores alternativas a menor costo.
  • Analizar el impacto que representa el incremento porcentual de los costos, contra el incremento porcentual en la tarifa (si ésta estuviera indexada) o directamente contra la tarifa establecida.
  • Establecimiento de políticas de ahorro y eficiencia del gasto, tales como (combustibles, papelería, etc.)

Para lograr la “Determinación de la inflación de costos y gastos”, es necesario contar con información detallada de los siguientes procesos: almacén, nóminas, energía eléctrica, servicios subcontratados e intereses pagados, los cuales, en suma, suelen ser del orden del 85 % de los costos y gastos en el mejor de los casos, por lo que se le puede considerar como representativa del total de costos y gastos.

La “Determinación de la inflación de costos y gastos”, requiere el análisis por separado de los insumos por grupos, con las siguientes consideraciones:

  • Almacén. Se requiere contar con un Sistema de Almacén, del establecimiento de una política interna y de un procedimiento formal, para que todos los artículos que se utilicen para cualquier fin (Operativo, comercial, administrativo, etc.), sean a través de entradas y salidas de Almacén, para que el sistema informático, guarde datos como: precio inicial, precio final, consumos, devoluciones, fechas, montos, etc. Con ello, no sería raro que existieran almacenes generales, de papelería, de refacciones, de piezas especiales, de pétreos, etc., para su mejor control.
  • Nómina. Se requiere conocer el universo de empleados, el incremento porcentual anual en los sueldos y prestaciones y los que eventualmente se realicen durante el ejercicio en curso, se requiere también el monto de estos conceptos por mes y acumulado.
  • Energía eléctrica. Se requiere conocer la información detallada de costos unitarios de las tarifas utilizadas por instalación y sus montos por mes y acumulado.
  • Servicios subcontratados específicos. Se requiere conocer la información por precio unitario y sus montos por mes y acumulado. (Vigilancia, Limpieza, Jardinería, etc.)
  • Intereses pagados. Se requiere conocer la información detallada por crédito, identificando capital y tasas de interés pagadas, por mes y acumulado, así como de los créditos que se adquieran durante el ejercicio, sobre todo cuando sean contratados a una tasa variable, la cual podrá incrementarse o verse disminuida durante el ejercicio.

La suma de los conceptos anteriores, por consecuencia, será por un monto representativo de los gastos y costos del Organismo Operador, en la mayoría de los casos será superior al 85 %, ya que generalmente, los principales egresos de un Organismo Operador son: Sueldos y prestaciones, Energía eléctrica y Materiales.

De esta manera, la “Determinación de la inflación de costos y gastos”, resulta de obtener el incremento de un mes a otro o del mes inicial al mes que se realice, de todos los conceptos mencionados, el cálculo se obtiene de la siguiente manera:

Almacén.

  1. Se obtienen de todos y cada uno de los artículos, las salidas netas en unidades (salidas menos devoluciones) valorizadas al costo inicial y al costo que corresponda a cada una, de acuerdo al costo registrado en el sistema de almacén (PEPS generalmente) del mes que se analiza
  2. Se calcula la diferencia de ambos montos y se calcula el porcentaje, por artículo y del total.
  3. La diferencia en el monto total, representa el impacto del incremento porcentual en los costos unitarios de los artículos consumidos.
  4. El porcentaje global, representa el incremento porcentual en los artículos consumidos en el periodo de análisis.

Nómina.

  1. Se identifica el porcentaje de incremento salarial neto autorizado para el ejercicio que inicia, ya sea que se defina desde fines del año anterior o durante el ejercicio, dependiendo generalmente de las fechas de revisión de los contratos colectivo de trabajo.
  2. Se obtiene la plantilla de personal, el monto de los sueldos y prestaciones pagados del último mes previo al incremento autorizado.
  3. Se obtiene la plantilla de personal, el monto de los sueldos y prestaciones del mes que se analiza.
  4. Si las altas o bajas de personal del mes que se analiza, no son representativas, se considera tal cual, pero si no, deberá realizarse un cálculo considerando la misma plantilla de personal, para hacerla equivalente, para su mejor interpretación.
  5. Se calcula la diferencia de ambos montos y su porcentaje, lo que representa el impacto del incremento salarial autorizado en el mes que se analiza.

Energía Eléctrica.

  1. De cada una de las instalaciones, se identifican los costos unitarios por cada cargo del recibo y las unidades de consumo, que dan como resultado el monto total del mismo antes de impuestos y se obtiene el monto total del mes anterior al que se analiza.
  2. De cada una de las instalaciones, se identifican los costos unitarios por cada cargo del recibo y las unidades de consumo, que dan como resultado el monto total del mismo antes de impuestos y se obtiene el monto total del mes que se analiza.
  3. Si los incrementos o disminuciones en las unidades de consumo por cada una de las instalaciones no son representativas, se consideran tal cual, pero si no, deberá realizarse un cálculo, tomando en cuenta las instalaciones con sus costos unitarios por cada cargo del recibo y las unidades de consumo, haciendo equivalentes los consumos para su mejor interpretación.
  4. Se calcula la diferencia entre ambos montos y su porcentaje, lo que representa el impacto de los incrementos en los precios de las tarifas utilizadas.

 Servicios subcontratados específicos

  1. Se identifican la cantidad de personas contratadas por servicio, los montos pagados y los costos unitarios del último mes.
  2. Se identifican la cantidad de personas contratadas por servicio, los montos pagados y los costos unitarios del mes que se analiza.
  3. Si los incrementos o disminuciones en la cantidad de personas contratadas, no son representativas, se consideran tal cual, pero si no, deberá realizarse un cálculo, considerando la cantidad de personas contratadas, haciendo equivalentes los montos, para su mejor interpretación.
  4. Se obtiene la diferencia de ambos montos y su porcentaje, lo cual representa el incremento o decremento en su caso, de los servicios contratados del mes que se analiza.

Intereses pagados.

  1. Se identifican los créditos vigentes, la amortización, la tasa y los intereses pagados por cada uno de los créditos, del mes anterior al que se analiza
  2. Se identifican los créditos vigentes, la amortización, la tasa y los intereses pagados por cada uno de los créditos, del mes que se analiza.
  3. Se compara la tasa aplicada de cada crédito vigente en ambos periodos, si no hubo diferencia entre la tasa aplicada el mes anterior y el que se analiza, no hubo incremento, pero si la tasa se incrementó, se realiza un cálculo para obtener el monto de los intereses pagados con la tasa anterior y con la tasa del mes que se analiza.
  4. Se obtiene la diferencia de ambos montos y su porcentaje.
  5. Este porcentaje representa el incremento porcentual del periodo analizado, derivado de los incrementos en las tasas de interés que se hayan dado en el periodo o ejercicio que se analiza.

A continuación, se realiza el cálculo más importante de la “Determinación de la inflación de costos y gastos”, que es: la ponderación final de todos los conceptos, como se muestra a continuación:

  1. Se obtiene la suma de los pagos valorizados al costo inicial o del mes anterior.
  2. Se obtiene la suma de los pagos valorizados al costo del mes de análisis
  3. Se obtiene la diferencia de ambos montos, que representa el incremento del periodo
  4. Se obtiene el incremento porcentual del periodo
  5. Se obtiene el incremento porcentual ponderado por concepto

Lo anterior se muestra en el siguiente ejemplo:

Concepto Monto o pagos del mes a costo inicial (1) Monto o Pagos del periodo al costo vigente (2) Incremento del periodo (3) Incremento porcentual del periodo (4) Incremento porcentual ponderado (5)
Almacén 951,660.00 1’105,722.00 154,062.00 16.19% 12.46%
Nómina 5’027,848.00 5’386,924.00 359,076.00 7.14% 29.04%
Energía Eléctrica 3’558,893.00 4’217,533.00 658,640.00 18.51% 53.26%
Servicios subcontratados 640,239.00 692,450.00 52,211.00 8.15% 4.22%
Intereses bancarios 389,205.00 401.769.00 12,564.00 3.23% 1.02%
Total 10’567,845.00 11’804,398.00 1’236,553.00 11.70% 100.00%

Este cuadro nos muestra el impacto de la “Determinación de la inflación de costos y gastos”, lo cual podemos apreciar lo siguiente:

  1. El incremento global del periodo fue del 11.70 %
  2. El incremento en la energía eléctrica fue de 18.51%, cuando se pondera con el total de los incrementos, representa el 53.26% del incremento total del mes que se analiza.
  3. El incremento en la nómina fue del 7.14%, cuando se pondera con el total de los incrementos, representa el 29.04%, del incremento total del mes que se analiza.
  4. El incremento en los consumos de almacén fue de 16.19%, cuando se pondera con el total de los incrementos, representa el 12.46%, del incremento total del mes que se analiza.

Con los datos obtenidos, se pueden realizar diversos análisis para la toma de decisiones, como las que se describen a continuación:

  1. Es necesario calcular la eficiencia electromecánica de todos los equipos y reemplazar todos aquellos que tienen un consumo superior al óptimo y con ello obtener ahorros en el concepto de energía eléctrica.
  2. Es necesario calcular el monto de cada una de las prestaciones, para que, en la siguiente negociación del contrato colectivo, se trate de reducir el impacto de los incrementos.
  3. Se requiere analizar el volumen consumido de los materiales que inciden más en los costos, para optimizar, racionalizar o limitar su consumo, sin afectar la operación.
  4. Se requiere analizar la productividad de los servicios subcontratados, para contratar únicamente la cantidad estrictamente necesaria.
  5. Si suponemos que el resultado final global, fue de un ejercicio, debemos revisar nuestra tarifa, ya que un incremento en los costos del 11.70%, nos descapitalizará en el corto plazo, por lo que se requiere de un incremento inmediato del 12.00% y una indexación mensual del 1.00%, que nos garantice que los ingresos permanecerán con el mismo poder adquisitivo en el tiempo.

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