ANÁLISIS DE DATOS

por Emiliano Rodríguez Briceño
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Una herramienta para la alta dirección de un Organismo Operador

CP Salvador Medrano Argote

Las actividades diarias de los Organismos Operadores, van generando datos de todo tipo en cada uno de los procesos del ciclo urbano del agua: Extracción, potabilización, conducción, distribución, consumo, alcantarillado, tratamiento, reúso o disposición final, al igual que en todos sus procesos comerciales, administrativos, financieros, etc.

La cantidad de datos que se producen es impresionante y de todo tipo, solo por mencionar algunos: cantidad de fuentes de abastecimiento, m3 producidos por día, mes, l/p/s, m3 potabilizados, kw consumidos, kg gas cloro consumidos, fugas reportadas y reparadas, tomas por tipo de usuarios, tomas con medidor o sin medidor, tipo de medidor, antigüedad del medidor, m3 facturados, monto cobrado, tarifa media, lecturas tomadas, cantidad de personal (por área, por proceso, etc.), personal de sindicalizado, de confianza, cantidad de vehículos, litros de gasolina, litros de gas, artículos comprados y consumidos, licitaciones, cotizaciones, proveedores, usuarios, bienes muebles e inmuebles, títulos de concesión, inversión de excedentes de tesorería, recursos federales, por mes, por año, etc.; los cuales,  se generan de manera vertiginosa y muchas veces pasan desapercibidos para la alta dirección, ante la falta de análisis de los mismos.

Para que un dato tenga sentido, que tenga utilidad, debe recorrer un largo camino y el primer paso es obtenerlos de manera metódica, constante y confiable, se requiere que se reporten periódicamente y hasta ese momento, no son un medio para evaluar el desempeño de una actividad, programa o proceso, es difícil establecer los logros, ya que sólo se conoce el estado actual de la actividad que le dio origen.

Cuando pretendemos mostrar los resultados de una actividad, programa o proceso, se requiere contar con los datos iniciales y actuales, para poder realizar una comparación y facilitar la interpretación de los mismos y convertirse en información confiable.

Los datos van evolucionando, cuando se relacionan con otros datos o variables y se enmarcan en un contexto, a fin de poder analizar e interpretar los resultados alcanzados en un periodo, dan lugar a los indicadores. “Un indicador debe representar la relación entre dos o más variables. Un número no es un indicador” (Coneval).

Así entonces, para poder evaluar la gestión de un Organismo Operador, se deben establecer objetivos específicos y definir uno o varios indicadores para cada uno de ellos, los cuales nos permitirán evaluar cómo vamos avanzando en su consecución.

En el subsector del agua y en especial para los Organismos Operadores, existen indicadores que se han creado a través del tiempo, los más conocidos y utilizados son:

  • Eficiencia física
  • Agua no contabilizada
  • Eficiencia Comercial
  • Eficiencia global
  • Empleados por cada 1000 tomas
  • Índice energético
  • Etc.

Asimismo, con los datos obtenidos, se generan estadísticas típicas de diversas áreas o procesos, tales como:

  • Estadísticas de consumo o comerciales (Facturación y volumen facturado por tipo de usuario, por giro, por zona, por sector, etc.)
  • Estadísticas de producción (Volumen producido por pozo, por batería o acueducto, volumen potabilizado, etc.)
  • Estadísticas de atención al público (Quejas recibidas por falta de agua, por contaminaciones, por consumos altos, por fugas, etc.)
  • Etc.

En muchos Organismos Operadores, estos datos no siempre son generados con precisión, más bien los datos, si se utilizan, son estimados por diversas razones, entre otras:  Por no contar con micro y macromedición al 100%, por falta de un buen software comercial, por falta de un call center, por falta de personal, etc. Solamente en algunos Organismos Operadores, se obtiene la información de forma metódica, constante y confiable, destinando recursos económicos, materiales y humanos para esa actividad.

Cuando interpretamos estos indicadores, ciertamente nos muestran el estado en que se encuentra el Organismo Operador, en lo que evalúe cada uno de ellos, sin embargo, también es de muchísima utilidad, trabajar en otro tipo de información como la siguiente:

  1. Gráficos de datos relacionados
  2. Indicadores de impacto.

Ambos nos muestran a través del tiempo, el comportamiento que han tenido.

  1. Gráficos de datos relacionados

La información debe generarse día a día de manera ordenada y consistente, para utilizarla de manera periódica y poder acumular información confiable a través de los años, es un tesoro invaluable, y con el uso apropiado, pueden convertirse en una herramienta de evaluación para la alta dirección, al mostrar la eficacia de las políticas implementadas por la alta dirección, a través del tiempo.

Pudiéramos llamarlos correlaciones, ya que la correlación es la “medida de la tendencia de la evolución de dos variables” (RAE), como no será necesario calcular el índice de correlación, solo lo llamaremos “Gráficos de datos relacionados”.

Estos gráficos muestran el comportamiento en el tiempo de dos o más variables o datos, en dos o tres ejes, (la herramienta Excel es muy útil en este caso), y cuando se tiene un historial importante, se puede apreciar con facilidad como han evolucionado las variables que se grafican, evaluando así las políticas implementadas a través del tiempo o la necesidad de cambiar las estrategias, para cambiar el rumbo de los resultados.

A continuación, se muestran algunos datos relacionados, que son de mucha utilidad para la alta dirección de los Organismo Operadores:

  • M3 producidos con M3 facturados.
  • M3 producidos con KW consumidos.
  • M3 producidos con Kilos de gas cloro consumidos
  • Costo EE con KW consumidos
  • Vehículos a gasolina con Litros de gasolina consumidos
  • Vehículos a gas con Litros de gas consumidos
  • Monto pagado por gasolina con Litros consumidos de gasolina
  • Monto pagado por gas con Litros consumidos de gas
  • Fugas reparadas con Metros de tubería
  • M3 producidos con Número de tomas, global o por tipo de servicio
  • M3 facturados con Número de tomas, global o por tipo de servicio
  • Total de tomas con Tomas con micromedidor
  • Total de tomas con Tomas con micromedidor > 5 años
  • Total de tomas con Tomas sin medidor
  • Monto facturado por toma con medidor con Monto facturado por toma sin medidor
  • Monto facturado con Monto cobrado
  • Total de tomas con Total de personal
  • Rendimientos de tesorería con Cetes o TIIE
  • Total sueldos y salarios con Total prestaciones
  • Total de inversión en infraestructura con Recursos federales, estatales y municipales.
  • Tarifa media nominal con Tarifa media deflactada, global o por tipo de usuario
  • Costo medio nominal con Costo medio deflactado, global o de producción
  • Tarifa media nominal con Costo medio nominal
  • Tarifa media deflactada con Costo medio deflactado
  • Tarifa media con INPC
  • Etc.

Algunos datos tienen ciertas particularidades, sin embargo, la forma de armar estos gráficos relacionados, en general, es la siguiente:

  1. Se obtiene la tabla de los datos que se quieren mostrar en la gráfica, mientras más periodos se tengan de información, mostrarán mejor la evolución de los mismos, para el mes de inicio o línea base, es recomendable obtener los datos históricos más antiguos que se dispongan.
  2. Se genera la gráfica con dos ejes o con tres.
  3. Al calce de la gráfica, deberá darse una breve explicación del comportamiento de los datos, las políticas establecidas y mencionar las justificaciones o los aciertos, según los resultados mostrados.

A continuación, se muestra un ejemplo para mayor comprensión:

TARIFA MEDIA NOMINAL Y DEFLACTADA.

Supuesto: El Organismo Operador incrementa su tarifa media en un 4% anual que se aplica desde el mes de enero al mes de diciembre de cada año.

Datos:

INPC (Se presenta solo a dos decimales por motivos de espacio)

Tarifa media nominal

Factor para deflactar Tarifa media nominal

Tarifa media deflactada

Si tomamos los datos de la tarifa media nominal y la tarifa media deflactada, de acuerdo a los datos anteriores, dan como resultado la siguiente gráfica:

Si además a los datos anteriores, incrementáramos los datos del INPC, resultaría una gráfica como la siguiente:

Interpretación. La primera gráfica nos muestra que, en este ejemplo, a pesar que el Organismo Operador incrementa su tarifa un 4% anual, al deflactar la tarifa con el INPC, prácticamente se mantiene en el mismo nivel, esto significa que, para efectos reales, no se ha incrementado la tarifa en 10 años, lo cual seguramente nos ha llevado poco a poco a la descapitalización, ya que los costos, normalmente superan el INPC.

La segunda gráfica nos muestra con mayor claridad la razón por la que, para efectos reales, no se ha incrementado la tarifa en 10 años, al incluir el dato del INPC, la diferencia entre la tarifa media nominal y la tarifa media deflactada, es equivalente al crecimiento del INPC.

Si, además, realizáramos el ejercicio de graficar el Costo medio nominal y Costo medio deflactado, podríamos apreciar en qué medida se han incrementados o disminuidos nuestros costos en términos reales a través del tiempo, y entonces podremos graficar la Tarifa media deflactada con el Costo medio deflactado, apreciando finalmente si el Organismo Operador, está en el camino correcto hacia la sostenibilidad.

Como una acción inmediata, deberán de analizarse aquellos conceptos de gastos y costos que sean de mayor impacto y cuyo control pudiera estar en manos del Organismo Operador, traducido en eficiencias, tales como:

  • Energía eléctrica. Se debe revisar la eficiencia electromecánica de todas las instalaciones y tomar las medidas necesarias para reducir el consumo, tales como, instalación de capacitores, cambio de equipos, cambio en los horarios de operación, etc.
  • Sueldos y prestaciones. Se debe revisar el impacto de cada prestación, se debe analizar la productividad del personal, se debe revisar la pertinencia del tiempo extra, etc.
  • Materiales y suministros. Se debe revisar el esquema de adquisiciones, para obtener mejores precios a través de licitaciones, se debe revisar el rendimiento de combustibles, e debe revisar la pertinencia de consumibles, etc.

En mi publicación anterior “Contabilidad de costos e inflación”, podrán ver como determinar la inflación de costos y gastos.

  • Indicadores de impacto.

Como ya lo comentamos, “Un indicador debe representar la relación entre dos o más variables. Un número no es un indicador” (Coneval), de tal forma que cuando hablamos de un indicador tradicional como la Eficiencia comercial, estamos haciendo referencia a el porcentaje del monto facturado que ha sido cobrado en un periodo determinado.

Sin embargo, también podemos evaluar al Organismo Operador desde otra óptica, podemos hablar entonces de Indicadores de impacto, los cuales representan el cambio esperado de una situación determinada (para este caso, la eficiencia comercial), una vez que se llevan a cabo políticas y estrategias. Podemos medir en períodos de mediano o largo plazo, debido a que se requiere un lapso, para que se pueda medir el impacto.

Con esta idea podemos encontrar algunos indicadores de impacto

  • Variación en la Eficiencia física
  • Variación en el Agua no contabilizada
  • Variación en la Eficiencia Comercial
  • Variación en la Eficiencia global
  • Variación en el índice de Empleados por cada 1000 tomas
  • Variación en el Índice energético

Los indicadores de impacto pretenden expresar los cambios generados a partir de políticas o estrategias (o inclusive la falta de ellas). Es decir, permiten la comparación de una situación anterior y una situación actual, para lo cual, es necesario definir una línea base sobre la cual hacer la comparación

Para mayor claridad, a continuación se muestra un ejemplo:

Indicador tradicional

EC = MC / MF

Eficiencia comercial = Monto cobrado / Monto facturado

Supuestos: Monto cobrado 2019 $6’000,000.00, Monto facturado 2019 $10’000,000.00

 EF = $6’000,000.00 / $10’000,000, EF = 0.6 = 60%

Interpretación: Este resultado nos indica que de solamente se cobra el 60% del monto facturado

Indicador de Impacto

  1. VEC = (MC 2019/MF 2019) / (MC 2018/MF 2018)

Variación en la Eficiencia Comercial = (Monto cobrado 2019 / Monto facturado 2019) / (Monto cobrado 2018/Monto facturado 2018)

Supuestos: Monto cobrado 2019 $6’000,000.00, Monto facturado 2019 $10’000,000.00, Monto cobrado 2018 $5’000,000.00 y Monto facturado 2018 $9’500,000.00

VEC = ($6’000,000.00/$10’000,000.00) / ($5’000,000.00/$9’500,000.00)

VEC = 0.60 / 0.53

VEC = 1.14

Interpretación: Este resultado nos indica que en el año 2019 se ha tenido un incremento del 14.0% en la eficiencia comercial, con relación a lo que ocurrió en el periodo anterior.

Se recomienda entonces que, cuando se haga referencia a la Eficiencia Comercial, se añada también la variación, ejemplo: “Este año 2019 tuvimos una Eficiencia Comercial del 60.0%, 14.0% mayor que el año anterior”

Estos resultados, nos indican el impacto que han tenido las políticas y decisiones del Organismo Operador, en cuanto a la eficiencia comercial en sus dos variables, la cobranza y la facturación.

De esta manera, podremos evaluar el impacto de las políticas de la alta dirección, en los resultados obtenidos en un periodo determinado.

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2 comentarios

José Antonio Gutiérrez Zenteno 18 julio, 2020 - 4:49 pm

Éste artículo me parece muy importante para cualquier persona qué le interesa conocer cómo administrar un buen organismo operador, desgraciadamente hemos perdido ese profesionalismo qué muy bien nos lo hacen ver en éste artículo, debemos de contar con el personal adecuado para una muy buena administración de los servicios, porque los datos siempre estan pero desgraciadamente mal manejados no se si por falta de conocimiento o por no tener el interes de hacer las cosas bien, existen muchas bases de datos o programas qué se pueden implementar y manejar datos en tiempo real y si existe el interes de mejorar podemos utilizar las herramientas qué esten a nuestra disposición e ir mejorando cada dia , si tomamos cómo ejemplo éste artículo muchas casas se pueden aprender y manejar siempre y cuando tengamos el interes de hacerlo y qué nos guste lo qué hacemos en éste sector hay muchas cosas qué aprender porque la falta de interes en mejorar los servicios es muy importante y sobretodo reconocer que estoy haciendo bien o mal para mejorar cada dia y que las nuevas generaciones se interesen por conocer y dar un mejor servicio a la comunidad.

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Salvador Alfonso García Godínez 22 julio, 2020 - 5:33 pm

Excelente artículo, si varios Organismos Operadores de Agua, implementarán Indicadores, Gráficos y Datos referente a la eficiencia Comercial, los resultados serían otros, en el EDOMEX existen algunos OO que NO tienen idea de la valiosa información que existe para la mejora continua.

Saludos!!!!

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